Referat af ordinær generalforsamling i Stenlille kulturhus
mandag den 11. marts 2013
Fremmødt: Zenia (Ældresagen og Borgerforeningen Nyrup), Ole og Eva (tidligere bestyrelsesmedlemmer), Gert (Stenmagle Bylaug), Iris (med i bogcafeen og Kunstgruppen), Annette Lemann, Keld (Slettebjerggård Grundejerforening), Lotte og Carl Henrik (SHHB), Preben (formand), Pernille (næstformand), Kim (kasserer), Kate S (kalenderfører), Tom (sikkerhedschef og Liv i Stenlille), Kate N (revisor), Jytte (bogcafé) og Gert Jørgensen (Viceborgmester, formand kultur og fritidsudvalget)
1) Valg af dirigent
Gert Jørgensen blev valgt. Konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indkaldt og generalforsamlingen var beslutningsdygtig.
2) Valg af stemmetællere
Gert (Stenmagle Bylaug) og Tom blev valgt.
3) Formandens beretning
Preben fremlagde sin beretning, kopi vedlagt referatet.
Beretningen blev taget til efterretning.
Forslag om at vi laver en medlemsliste der hænger i Kulturhuset, således man kan hive fat i foreninger og interessegrupper der endnu ikke er medlemmer og opfordre dem til at melde sig ind.
4) Forelæggelse og godkendelse af revideret regnskab
(sker ikke i år, da regnskabet denne gang kører fra 28/8-12 (stift. generalforsamling) til 31/12-2013 (og herefter følger det kalenderåret).
Ikke revideret regnskab blev fremlagt, jf. ovenstående, kasserer havde medbragt kontoudtog fra banken pr. 11/3 2013, revisor godkendte at overskuddet stemte overens med indestående i banken.
Ingen bemærkninger til regnskabet og til at regnskabsåret løber over 16 måneder i opstartsåret.
5) Indkomne forslag
Forslag fra bestyrelsen om at vi forelægger og godkender budget for 2013 og 2014, budget for 2014 vil til næste generalforsamling blive forelagt i revideret udgave.
Nogle gav udtryk for at det er svært at tage stilling til aktiviteter der skal ske i 2014 på nuværende tidspunkt. Men der var enighed om at så længe at budgettet for 2014 blev fremlagt i revideret udgave på næste generalforsamling var der ingen indvendinger til forslaget.
Der er ikke indkommet andre forslag der skal behandles på generalforsamlingen.
6) Forelæggelse og godkendelse af budget for indeværende regnskabsår,
herunder fastlægelse af kontingent.
Der blev omdelt et budget for 2013 og 2014 samt et investeringsbudget.
En del af de udgifter der er i budgettet for 2013 er opstartsudgifter og vil ikke være poster der fremover er at finde i budgettet.
Indtægter fra Kommune er tilskud til drift og aktiviteter i Kulturhuset kr. 50.000, i 2013 er der et fradrag på kr. 10.000 til rengøring dette tal er for 2014 kr. 15.000 idet vi forventer et højere forbrug af rengøring.
Der var lidt debat omkring hvornår kontingentet skulle opkræves, i forhold til budgettet og afholdelse af generalforsamling. Det var ikke drøftet i bestyrelsen, men det blev vedtaget at kontingentperioden er 1/1 – 31/12 og det opkræves inden generalforsamlingen, da man ellers ikke har stemmeret på generalforsamlingen og da det ikke er kontingentet fra medlemmerne der er bærende for om Stenlille Kulturhus kan eksistere.
Forslag i forhold til investeringsbudgettet. Carl Henrik foreslog at vi i stedet for at købe service til 150 personer kunne lave en aftale om en fordelagtig leje hos ham, det ville også betyde at vi ikke skulle finde plads til opbevaring af så meget service, der var måske andre ting vi hellere skulle bruge pengene til. Dette vil bestyrelsen tage med i sine overvejelser når der skal tages stilling til evt. indkøb af service.
7) Valg
Der var 10 stemmeberettigede til stede på generalforsamlingen.
a) formand (hvert år)
Preben ønskede skriftlig afstemning og der blev delt stemmesedler ud.
Preben blev genvalgt som formand for det næste år.
b) Næstformand og sekretær for en 2-årig periode
kasserer og kalenderfører er først på valg næste år.
Der blev igen forlangt skriftlig afstemning og der blev delt stemmesedler ud.
Til posten som Næstformand stillede Ole (medlem af SHHB) og Tom (Liv i Stenlille) op
Tom blev valgt som Næstformand for de næste 2 år.
Til posten som Sekretær stillede Pernille (Kunstgruppen) op.
Pernille blev valgt som Sekretær for de næste 2 år.
c) 2 suppleanter
Jytte (Bogcafeen) og Ole (medlem af SHHB) stillede op og blev valgt.
d) 2 revisorer (den ene skal være regnskabskyndig)
Kate N blev genvalgt som revisor (som den regnskabskyndige)
Eva blev valgt som revisor.
8) Eventuelt - herunder finder den nye bestyrelse mødetidspunkt for næste møde
Gert tilbød at vi kunne komme forbi og se i hans lager af værktøj, om der var noget af det vi kunne bruge, i stedet for at gå ud at købe nyt.
Forslag/ønske om et arrangement med musik i kulturhuset, gerne noget Jazz. Til det forslag kunne SHHB røbe, at de havde nogle arrangementer i støbeskeen, også noget med musik. Bestyrelsen fortalte, at vi kun er administrativ og er afhængig af, at foreninger eller interessegrupper vil lave arrangementer i huset, herunder musik.
Lotte spurgte ind til bestyrelsens ideer omkring indvielsen. Der er nedsat et udvalg der arbejder på dette. Carl Henrik nævnte i den forbindelse at han havde bestilt flagalle til Hovedgaden på indvielsesdagen den 21. april.
Der blev nævnt vigtigheden af, at vi arbejdede på at få flere medlemmer. Bestyrelsen er opmærksom på dette og det er en af de næste punkter bestyrelsen skal i gang med. Vi har i første omgang lagt kræfterne i at få godkendt Kulturhuset og få lavet en driftsoverenskomst med kommunen , idet mange fonde gerne vil se en sådan, når vi søger om penge til indretning osv. Godkendelsen fra kommunen er først kommet i slutningen af 2012 og driftsoverenskomsten er kommet på plads i starten af 2013.
Dirigenten takkede for god ro og orden.
Preben takkede Gert Jørgensen for at han ville tage posten som dirigent.
Den nye bestyrelse gik i enrum og fastlagde næste bestyrelsesmøde.
